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ビジネスの第一歩。
ビジネスで違いの出る話し方講座

話し方の基本1

「習うより慣れろ」ー積極的にビジネス現場で経験を。言葉足らずの報告や連絡は、仕事上のミスを招く。いくつかのポイントをマスターし、まずは"立て板に水"よりは"誠実さ"を相手に印象付ける話し方を心がけること。

ビジネス能力は会話に始まる

失敗を恐れるな

ビジネス社会では、適切な受け答えを即座に要求される場面が非常に多い。仕事の指示、上司への報告、社内連絡、電話の応対、接客、会議などはすべて大切な生きた言語活動の場である。

言葉足らずな報告や不十分な連絡は、仕事上の大きなミスを招く恐れがあるし、電話応対のまずさのために、大事な取引をだいなしにしてしまうことも起こる。

ビジネス社会の会話には仕事を円滑に進めるための効果的な言葉使い、逆に使うべきではない言葉使いなど、決まったルールがある。

そうしたルールを身につけるには、とにかく実際の場面で訓練を積み、場慣れすることがいちばんだ。いたずらに失敗を恐れたりせず、「習うより慣れろ」の精神で積極的に取り組むことが大切である。

背筋を伸ばして話す

話をするときの姿勢が悪いと、相手に与える印象を悪くするだけでなく、声がこもり発音にも影響する。そうなると、伝達内容が間違って受け取られ、トラブルの原因になることもある。

背筋を伸ばし、落ち着いた態度で接することが、相手の信用を得るために大切だ。緊張して固くなる必要はないが、腕組みをしたり足を組んだりするのはリラックスのしすぎ、厳禁である。

また、ペコペコしたり、卑屈になったりするのもよくない。自信のない態度では、信用を得ることはできない。信用を獲得するためには、相手を尊重しなければならず、相手への敬意はあなたの自信から生まれる。

相手の目元を見る

視線は相手の目元から胸元を中心にして注ぐようにすると、自分も話がしやすく、相手にも安心感を与える。伏し目がちになったり、横向きになったり、また目をキョロキョロさせたりすると、こちらの話を聞いて欲しい、相手の話を聞かせて欲しい、という気持ちを伝えることはできない。

それに、相手の反応を適切にキャッチするためにも、相手から視線をそらさないことが大切である。

よい発音のポイント

母音ははっきり発音する

話の内容が理路整然としていても、発音が不明瞭だと有効なコミュニケーションは成立しない。

相手が聞き取りやすいようにするには、アイウエオの母音をはっきりと発音することが大切である。そのためには。口を思いっきり大きく開けること。ぼそぼそ話す人は、口の開け方が小さい。アナウンサーなどが使う発音練習表を利用して、口の運動の訓練を行うのも効果的である。

語尾は強めに発音する

日本語は、述語が話の最後にくるため、語尾の発音をはっきりしないととんでもない間違いを引き起こすことになる。「展覧会に行きます」「展覧会に行きません」「展覧会に行きますか」の例で明らかなように、肯定、否定、疑問の重要な区別は最後のわずか一、二音で示される。話の語尾にはとくに注意して、はっきりと強めに発音するように心掛けよう。

明るい声で話す

声は話し手の気持ちや感情を正直に伝える。はっきりした発音を心掛けると同時に、明るく感じのよい声で話すようにふだんから習慣づけるようにしたい。笑顔と明るく張りのある声はビジネス社会の重要な潤滑油にもなる。

言葉使いで印象が決まる

言葉使いは人格を表す

学生時代とは違って、会社の人間関係には上下があり、また会社には顧客が存在する。言葉を覚えたての幼児なら、自分の知っている言葉使いで話せば褒められるが、ビジネス社会では周囲との関係のなかで言葉使いが決められる。使い慣れているからといって、語尾に「よ」や「ね」をつけて話すのは言語道断。人格が疑われる。ビジネス社会での言葉使いの基本は「です」「ます」の丁寧語である。

内容には自信をもって話す

会話では、正しい情報をわかりやすく伝えなければならない。そのためには、話す内容を事前に整理し、要領よく伝達できるようにしておく必要がある。内容に自信がもてれば、気持ちに余裕ができて声にも張りが出る。

会話には当然、話し手と聞き手がいることで成り立っている。相手の話を充分に聞き、有効なところで相づちをうったり、適当な「間」をおいたりしながら、ビジネス会話を豊かなものにすることが大切である。

「間」はたんなる空白ではない。自分が話し終えたときでも、また相手の話を聞き終えたときでも、ちょっとほほえむ程度の時間の余裕をもとう。

業界用語に早く慣れる

業種や部署に特有の業界用語や専門用語は早く覚えよう。そうしないと仕事がスムーズに進まないだけでなく、社外からの電話の応対にも支障をきたす。電話で顧客の使う業界用語がわからないときには、電話口ではっきりと復唱してみることもひとつの方法だ。周りにいる上司や先輩が判断してくれることもある。

顧客の使う用語を理解できないままに電話を切ったときは、先輩に「○○さんは△△とおっしゃいましたが、△△とは何のことでしょうか」と聞き、その場で覚えるようにしよう。業界用語、専門用語は始めは知らないのがあたりまえ、聞くことは恥ではない。

公私の区別をつけよう

自分のことは「わたくし」

職場では自分のことを「ぼく」や「あたし」ではなく、「わたし」または「わたくし」と言うのが常識である。

また、同僚や後輩を呼び捨てにしたり、ニックネームで呼ぶことは避けるべきだ。同僚の「山田太郎」という人はビジネス社会では一個の私人ではなく「○○株式会社の山田太郎」という人である。会社は公の場であることをきちんと認識し、公私のけじめをつけた呼び方、話し方を身につけることが大切だ。

第三者を意識せよ

ビジネス社会では、自分と相手のほかに常に第三者の存在する社会だ。あなたと同僚の山田さんのやりとりは、会社の上司の目に触れることもあれば、社外の顧客に聞かれることもある。慣れなれしい態度や、軽薄な言葉づかいは、悪い印象を与えてしまう。あなたが印象を落とすことは、あなた個人のマイナスになるだけでなく、会社の損失につながることを忘れてはならない。