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ビジネスの第一歩。
ビジネスで違いの出る話し方講座

指示の受け方

指示の要点はその場で復唱。誤解のないように確認。指示はとにかく最後まで口をはさまないで聞く。そして忘れないように素早くメモー5W1Hの要領でする。期間が長い仕事は経過(中間)報告を必ず行うように。

仕事は指示に始まる

あなたが会社で行う仕事は、上司の指示を受けることから始まる。

指示を受けるのは、受身だから簡単だというものではない。それは積極的に取り組むべきあなたの仕事なのだ。

やる気を示そう

仕事の指示を受けるために上司に呼ばれたら、「はい」と明るい声で返事をすること。このとき、メモ用紙と筆記用具を持ち、すみやかに上司の席まで行く。

返事もしないでなんとなく上司のほうを見て、筆記用語も持たずに上司のところへ行くというような態度を、決してとってはいけない。

たとえ、上司の山本部長からは前日に、急ぎの仕事の指示を受けたばかりであり、とても新しい仕事を引き受けられる状態ではないにしても、すぐに返事をし、指示を聞く用意をして山本部長の席まで行くべきである。

山本部長は前日の指示はあなたにではなく、長嶋さんに与えたものと思い込んでいるかもしれない。そういう事情は山本部長の席に行ってから説明すればよい。

明るい返事とテキパキした行動で、やる気を示すことが大切である。

説明は最後まで聞く

山本部長があなたに指示を与えている間は、疑問点や、意義があっても、説明がひととおり終わるまでは口を差しはさまないこと。

山本部長は順序立ててあなたに説明を行っている。そこへあなたが、「ちょっと待ってください。それはこうしたほうがいいんじゃないですか」というように意見を差しはさむと、部長の説明の順序に、狂いが生じるおそれがある。

修正はあとでいくらでもできる。あなたが意見を述べるチャンスもある。

部長が話している間は、話しやすい状態をつくることに協力するのが聞き手の常識である。仕事の説明は最後まで聞くこと。

業務指示のチェックポイント

  • 上司から指示を受けているときは、途中で口をはさまず、最後まで聞く。
  • 指示内容のポイントは、必ずメモする。記憶にたよるとミスにつながる。
  • 上司の説明が終わったら、ポイントを復唱し、確認し合う。上司も補足、訂正ができる。
  • 疑問点、不明点は積極的に質問する。不明のままにしておくと、ミスにつながる。

指示を正確に受ける

仕事は誰かが(WHO)、あることを(WHAT)、いつまでに(WHEN)、どこかで(WHERE)、ある目的をもって(WHY)、ある方法で(HOW)、行われる。

したがって、指示を与える上司の説明には当然、それら六つのポイントが含まれている。

指示を受けているあなたも、そのポイントを正確に聞きとらなければならないが、そのときメモをとることを忘れてはいけない。

人間の記憶力は、もともと不完全にできている。したがって、忘れることはとがめられない。しかし、メモをとることを怠れば非難される。

ポイントを復唱する

山本部長が説明を終えたら、あなたが指示を正しく受けたかどうかを確認するために、ポイントの復唱をする。

たとえば「中日商事の星野課長に今週中にお目にかかって、来月の展示会の件について打ち合わせをするのですね。そして、中日商事さんの展示商品が決まっていたら、その種類を教えていただくのですね。」と言う。

こうすることによって、指示を与えた山本部長のほうも指示漏れがなかったかどうかを確かめることができる。

そして、「いや、出展商品の種類も聞く必要があるが、点数をぜひ聞いてきてほしい。当社とは共同ブースを使うのだから、出展品の点数は早く知りたい」というように、初めの指示を確認したり、修正したりすることが可能になる。

また、山本部長の説明を通じて疑問店や不明な箇所があれば、それについて質問をする。のみこめない箇所を残したままで仕事にとりかかってはいけない。

意見を提案するとき

上司から指示された仕事について、あなたに意見があるときは、積極的に提案すればよい。

たとえば、中日商事と共同ブースを出す展示会について、確かに「出展点数とすぺースの問題は重要です。けれども、今回、中日さんは新製品を前面に出した展示のしかたをすると思うのです。そこでうちでも、中日さんの新製品と組み合わせれば相乗効果のねらえる製品にウエイトをおいてみたらどうでしょうか」と山本部長に提案したとしよう。

この提案ならば、山本部長はすぐにOKは出さないにしても、あなたの積極的な意見としてとり上げてくれるはずだ。

建設的な意見を謙虚な態度で提案すれば、受け入れられるものだ。

命令系統を守ること

会社には命令系統がある。

あなたが広報部に所属していれば、そこには広報部長、次長、課長、係長といった命令系統がある。

あなたが平社員ならば、あなたに仕事の指示を与える直属の上司は係長だ。

もし課長から直接、仕事を指示されたら、係長の了解を得ることが大切。

仕事に取り組む姿勢

つらいだけの仕事はないし、楽しいばかりの仕事もない。

人間が仕事をするのは、ただ生活費を稼ぐ必要からだけではなく、仕事をすることのなかに生きる喜びを見出せるからに違いない。

仕事の全時間を通じて喜びを見つけられるというわけにはいかないが、仕事に取り組む姿勢や工夫によって、仕事を楽しむ時間を増やすことができるのなら、そのための努力をするべきである。

仕事の目的を理解する

指示されたから、言われたことをただやっているだけというのでは、仕事に対して義務感しかもてない。もちろん、仕事に義務感は必要であるが、それと同時に、人間の創造性に働きかけるものがないと、仕事を楽しむことはできないだろう。

そのためには、その仕事を何のためにするのか、つまり仕事の目的を理解する必要がある。

中日商事の星野課長と、展示会の打ち合わせをすることを命じられたら、まずその展示会が会社にとってどういう意味をもっているかを上司や先輩に質問して理解する。そうすれば、あなたは目的意識をもって、積極的に仕事に取り組むことができる。目的意識をもってする仕事は楽しい。

疑問はすみやかに解決したい

上司から、仕事の指示を受けたときに、疑問な点を質問して不明な箇所がないようにしておいても、実際に仕事にとりかかると、新たな疑問が生じることがある。

そのときは、あなたに指示を与えた上司に再度質問しよう。決して疑問を残したまま仕事を進めてはいけない。

第一に、ミスを招くおそれが大きい。それに、これでいいのだろうかという不安感につきまとわれ、仕事に取り組む姿勢が消極的になってしまう。

また、当初に予期しなかった事態が発生し、仕事の継続が困難になる場合もある。そのときも、すぐに上司に相談しなければならない。

独断で行動することは禁物だが、ひとりで悩むこともないのだ。