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ビジネスの第一歩。
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報告のしかた

ビジネスは指示で始まり結果の報告で完了する。「あの件はどうなった?」などと催促されてから報告するようでは、どんなによい仕事をしても評価は半減。また、中間報告はトラブル防止にも役立つことを忘れるな。

仕事は報告で完了する

指示を受けることで始まった仕事は結果を報告することで完了する。仕事の結果いかんにかかわらず、報告を怠ることは絶対にいけない。

あなたに指示を与えた上司は、あなた以外の何人もの部下に指示を下しているのだ。上司はあなたの報告を待っている。もし、何も問題がなければ、「とくに問題はありません」と言うのも報告である。

また、上司の山本部長は、あなたの報告いかんによって、新たに長嶋さんに指示を与えるつもりでいるかもしれない。あなたの仕事が、所属する部署全体の、あるいは会社全体の仕事といつでも深い関係をもっていることを忘れてはならない。

山本部長は広報部全体の仕事を掌握している。その部長への「報告」という形の連絡を決して怠ってはいけない。

報告のポイント

  • 仕事が終わったらただちに行う。
  • 上司の都合を聞く。
  • 指示を与えた上司に行う。
  • 正しい姿勢と明るい声で。
  • 結論から先に報告する。
  • 事実のみを報告する。
  • 私見は了解を得てから。
  • 客観的・具体的であること。
  • 悪い報告は早く行う。
  • 長期の仕事は中間報告をする。

報告するときのタイミング

報告は、仕事が終わって報告事項をまとめたら、すみやかに行うこと。

ただし、上司の忙しいときは避けるべきである。外出する前や会議に入る直前では、上司は時間はもちろんのこと、気持ちの余裕ももてない。

そういうときは、「先日、ご指示いただいた展示会の件をご報告したいのですが、会議が終わったあとお時間をいただけますでしょうか」と言い、指示された仕事が完了し、報告できる態勢にあることを伝え、上司の時間の都合を聞く。

また、とくに外出や会議の予定がない通常の場合でも、「先日の仕事の件でご報告したいのですが、よろしいでしょうか」と断るのが常識である。

報告は指示された上司にする

山本部長から指示された仕事の報告は、山本部長にする。

これは当然のことのようだが、案外果たされない場合がある。

たとえば、山本部長の指示で、あなたと長嶋さんと達川さんの三人が関連のある仕事をしたとしよう。

その場合、あなたの仕事の結果を長嶋さんに伝え、それでいいと思ったりするとこがある。しかし、それは仲間うちの連絡であり、そのことと上司への報告とは別のものである。

三人が同時に山本部長から指示を受け、「結果の報告は代表者一人がするように」と言われた場合ならば、仕事が終わった時点で三人で報告事項をまとめ、代表者が部長に報告すればよい。

しかし、関連のある仕事でもそれぞれ分担があり、別々に指示を受けているときは、仕事中に協力、連絡をし合うのは当然としても、報告は各自が山本部長に行うべきである。

報告するときの態度

仕事の報告は、上司の席まで出向いて、よい姿勢で行うこと。

たまたま上司が自分の席へ立ち寄ったからといって、「あ、そういえば、先日の仕事の件ですけど...」などとついでのように、自分は席に座ったまま報告していたりしてはいけない。

また、上司と席が近くても、自分の席から上司に話しかけて報告するのも慎まなければならない。

言葉づかいにも気をつけよう。敬語を正しく使うのはもちろんだが、同音異義語などのまぎらわしい言葉は避けなければならない。

報告はこうする

結論から報告する

指示を出した上司がまっ先に知りたいのは、仕事の結果である。

中日商事は展示会への出展商品数を最終的に七点に決定した。しかし、その結論に達するまでには、新製品を重点的にPRすべきだから、出展数は四、五点にしぼるのがよいという意見も出た。

それに対して、年に一度の展示会だからできるだけ多くの商品を出展すべきだとの意見も根強かった。

以上のような経緯を、あなたが中日商事の星野課長から聞いていたとする。

この報告を山本部長にするとき、次のようなのは悪い例である。

「部長、中日商事さんでは最初、出展数を四、五点にしぼるつもりだったそうです。でも、多いほうがいいという意見が出て、一〇点は出すべきだとの主張もあったらしいのですが、結果的にあいだをとって七点に決まりました」

これでは順序が逆である

まず最初に、「中日商事さんの出展商品数は七点に決まりました」と結論を報告しなければならない。そのあとで、結論に至るまでの経過、その結論が採用された理由を報告する。

経過や理由の報告は、展示会に対する中日商事の考え方を示すものだから、もちろん大切なものである。ただし、結論が先、という報告の順序は守る必要がある。

ポイントを整理して報告する

報告はポイントを整理し、順序立てて行わなければならない。

まず結論を報告したら、それまでの経過のポイントを報告する。そして、大切なことは、事実のみを報告する、ということである。

主観や自分の意見は事実の報告が終わったあとで、「ところで、この件に関しての私の意見を申し上げてよろしいでしょうか」と上司に断ってから述べるようにしよう。

曖昧な表現は避ける

報告には曖昧な表現を用いないこと。「中日商事さんでは、展示会の出展数を七点に決めるまでに、sぞれよりも少なめの意見も多めの意見もあったそうです」というように、「少なめ」「多め」などの漠然とした言い方をしない。

「四、五点」「一〇点」などの具体的な数字で示すのがよい。

悪い報告・中間報告はどうするか

悪い報告を先に延ばさない

結果が思わしくなかった仕事は、報告しにくいものだ。

しかし、悪い結果ほど早く報告しなければならない。会社はその結果に対して至急に善後策を講じなければならないからだ。

自分ひとりの力で解決しようとしないで、とにかく上司に報告することが大切である。

そして、もし結果に納得がいかなくて、もういちどその仕事をやってみたいという気持ちが強ければ、「ぜひ、私にもういちど交渉にあたらせてください。よい返事がもらえなかったのは、私に商品知識が不足していたためと思われます。今度はそのようなことがないようにいたします。」と上司に言ってみてもよい。

あとは上司の指示に従うこと。

必要な報告を省略して、独断で勝手に行動してはいけない。

中間報告も忘れてはならない

とくに長期間に及ぶ仕事の場合は中間報告をする必要がある。

上司は仕事の進行状況を把握する必要があるし、ときによっては軌道を修正しなければならないこともあるから、中間報告は大切だ。

ひとつの段階を終えて次の段階に移るときなどに、それまでの経過のポイントをまとめて上司に報告する。

上司はその報告を受けることによって、仕事の速度や進め方が適切かどうかを判断したり、また有効なアドバイスを与えたりもできる。