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ビジネスで即戦力になる文章講座

ビジネス文書は要領よく書く

速く、的確に、相手にわかりやすく書くポイントは。電子メール、電話のメモ、会議のメモから社内文書、社外文書まで..."書く"能力はビジネスに不可欠だ。5W2Hを踏まえた、短時間作成のための要点をしっかり覚えておこう。

学校を卒業したから、ノートとりやレポートなど、書くこととも同時に卒業したと思ったら大間違いだ。ビジネスマンにとって、文章を書かねばならない機会は多い。

書くことの意味

日本の社会では、かつては口約束が仕事を進めるカギとなっていた。何事もクールに契約書を取り交わす欧米とは違い、ビジネスのうえでもときには無言の信頼関係がものをいっていた。けれども最近では、欧米並みに文書を重んじる傾向が強まっている。

なせ文書にするのか、その意味を考えてみよう。

正確に伝わる

ひとつは正確性ということ。電話で、「○○を○○個、注文します」と発注や受注をした場合、どちらかが聞き違いをして、後でトラブルになることもある。注文の個数や納入期限などを文書でやりとりすれば、間違いを防ぐことができる。

責任の所在をはっきりさせる

口約束したはずの内容が、実行されなかったとき、しばしば、「そんなことは聞いていない」「いや、たしかに言ったはずだ」などという水掛け論になる。文書にして担当者、責任者をはっきりさせておけば間違いない。

記録として保存できる

たとえば、過去にどのような企画が実行され、どのような成果を上げたかが記録として残っていれば、今後の参考となる。

慎重に言葉を選べる

文書ならば、面と向かって話すよりも、じっくり時間をかけて内容を練り、相手も必要に応じてじっくり読むことができる。慎重を期したい場合や、礼儀を重んじるとき、また言いにくいことを伝えるときなどに文書が役に立つ。

仕事が覚えられる

書くときには、内容をしっかり把握していることが必要だ。文書にまとめてみることによって、自分がどこまで仕事の内容がわかっているのか、確認できる。

理解が足りなければ、資料をあたったり、データを見直したりして勉強することになる。新社会人にとっては、仕事を覚える絶好の機会だろう。

また、書いているうちに新しい視点が発見できることもある。

文書作成の能力は評価に影響する

上司に報告書を提出しろと言われたとき、どれだけのものが書けるかによって、仕事の評価も変わってくる。

何時間も頭を抱えて、ほんの二、三行しか浮かばないのはもちろん失格。さっと仕上がっても、文字が汚くて読みにくかったり、何を言いたいのかわからないような文章でも不合格だ。また、いかに立派に仕上がっていても、上司の要求しているものとまるでピントがずれていたらなんにもならない。

目的に合った文章を書く

何のために書くのか、読み手は誰か、きちんと確認して書く。それによって書き方も違ってくる。下調べが必要なものもある。文書の種類によっては、敬語表現を駆使してごくていねいに書く場合もあれば、礼儀は最小限にとどめてすっきりとまとめたほうがよいものもある。

期限を守る

いつまでに仕上げて、提出したり発送したりするのかも大切なポイントだ。

仕事の手順を考え、タイミングよくこなそう。とくに他社への礼状などは、日数をおかずに出すのが礼儀。

ビジネス文書の種類

社内文書の例

  • 命令承認、申請のための文書

    命令書、指示書、指図書、通達、通知、計画書、企画書、伺い、願い、稟議書など

  • 報告のための文書

    日報、月報、出張報告、調査報告など

  • 連絡のための文書

    業務連絡書、依頼書、照会書、回答書、協議書、通知、回覧、掲示分など

  • 記録のための文書

    議事録、人事録、帳票、統計など

社外文書の例

  • 儀礼的な文書

    季節の挨拶状、お祝い状、被災・病気見舞い、礼状、お悔やみ状など

  • 通知のための文書

    会社設立の挨拶状、人事異動・組織変更の挨拶状、営業日変更の通知、展示会の案内など

  • 取引に関する文書

    取引申し込み、在庫照会、回答書、発注、受注、取引条件の変更、詫び状、支払い、領収書など

5W2Hで書く

報道文には5W1Hが必要だと言われる。英語の疑問詞から取ったもので、when(いつ)、where(どこで)、who(だれが)、why(なぜ)、what(なにを)、how(どのように)である。whyは(何のために)と言い換えてもよい。

ビジネス文書でも、ほとんどの場合、この5W1Hが必要だ。そして、もうひとつ大事なのがHOW MUCH(費用はいくらか)。このHを加えて5W2Hと覚えておこう。

必要な要素をすべて漏らさずに書く

5W2Hを、すべて正確に伝えること。例を二つあげてみよう。

会合案内の必要事項

  1. When・・・いつ開かれるのか
  2. Where・・・どこで開かれるのか
  3. Who・・・誰が参加するのか
  4. Why・・・会合の目的は何か
  5. What・・・何を行うのか
  6. How・・・参加の申し込みはどうするのか
  7. How Much・・・参加費用はいるのか、いるならいくらか

業務上の事故の報告書

  1. When・・・いつ事故が起きたのか
  2. Where・・・どこで事故が起きたのか
  3. Who・・・管理上の責任者は誰か
  4. Why・・・事故の原因は何か
  5. What・・・どんな経過で事故に至ったのか
  6. How・・・事故の状況はどうか
  7. How Much・・・どれだけの損失が出たか

すべての場合に5W2Hが必要とはかぎらないが、常にこれを念頭において、抜け落ちている要素がないかをチェックするべきだ。

メモをとる習慣をつけよう

必要なときに必要な文書を、迅速に提出するためにはどうしたらよいか。まず、書くことに慣れよう。ビジネス文書は芸術作品ではないから、必要なことを短時間でわかりやすくまとめることが第一。

その練習にうってつけの方法がある。メモをとることだ。上手にメモをとる人は、文章のまとめ方もうまいものである。

要点を素早くまとめる

相手の話しを聞きながらメモをとるときには、スピーディーさが必要。言われたことをそのまま文章にしていたのでは、次の話しについていけない。大事な要点を聞き逃さず、短くまとめるには、先にも言ったように、5W2Hを心掛けておくとよい。

メモが文書作成の役に立つ

電車の中で、あるいは家でテレビを見ているとき、ふっと何かを思いつくことがある。

新しい商品の企画、販売促進のためのアイデア、書けないで困っていた文章のうまい言い回しだったりする。

忘れないうちに素早くメモしておこう。明日会社に行ってから、などと思っていると「おかしいなあ、昨日ははっきりしていたのに、何だったかなあ」などということになりかねない。

こうしたメモの蓄積が、文章をまとめるときにも役立つのである。

メモはビジネス文書を書くうえでの大切な資料ともいえるだろう。