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ビジネスで即戦力になる文章講座

メモのとり方

よいメモは作業を能率的にする。仕事の強い味方だ。ビジネスで"書く"頻度がもっとも高いメモ。作業の連絡や確認、伝言、会議記録など、メモにも種類がいろいろとある。ミスや行き違いを生まない書き方のコツはー。

メモにもいろいろな種類がある。それぞれのコツをつかもう。

メモの種類と書き方

電話メモ

相手の話しを聞きながら、5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように、いくらで)を漏らさずメモする。全部が必要でない場合もあるが、相手が言い忘れることもあるから、常に5W2Hを頭におき、抜けている要素は質問しよう。

電話でいちばん困るのは、聞き間違えや誤解だ。とくに、会社名、商品名などの固有名詞は、漢字の書き方、読み方などを含めてよく確認すること。

金額、数量などの数字も、くり返して確認しよう。ミスがなくなるだけでなく、相手も安心する。

伝言メモ

電話の場合と、来訪の場合がある。

他人に見せるものだから、読みやすい字で、わかりやすく書くことが大切だ。たいていの会社では、一定の形式の伝言メモ用紙がそろえてあり、必要事項を記入すればよい。複雑な用件などで、メモがきれいにとれなかったときは、さっと整理して書き直そう。

行き違いが起こらないよう、電話の受信時間や来訪の時間を忘れないこと。受信者名も忘れずに。

相手が机に戻ったら、

「メモをご覧になりましたか」

「○○さんからお電話がありましたので、メモを置いておきました」

など、必ず確認の言葉を。

メモを受け取ったほうも、

「見ましたよ」

と、声をかけるようにしたい。

上司の命令メモ

上司の命令を受けたときや同僚との打ち合わせのとき、メモをとっておけば、うっかり忘れたり、あとで勘違いをしたりしない。5W2Hのうち不明確な要素は、確認してから仕事にかかろう。仕事の手順もこのメモをもとに考えるとよい。

会議のメモ

議事録を作成する立場になくても、会議内容をメモしておく、決定事項にそって自分の部課で何をすればよいのか、正確に把握でき、会議に出席しなかった上司にも、すぐに報告できる。

記入する項目は、会議の日時、場所、テーマ、出席者、決定事項、経過、申し合わせ事項など、決定したことだけでなく、どんな反対意見が出たかも書いておくと、仕事を進めるうえで参考になる。

発言を聞いている最中で浮かんだ自分の考え、疑問点なども書いておこう。意見を求められたときにあわてずにすむし、今後の仕事にも役立つ。

素早くメモする

言われたこと、考えたことをそのまま文章にしていたのでは時間がかかり、タイミングを逃してしまう。とにかくメモをする習慣を身につけることだ。次にあげるような工夫によって、できるだけ早くメモをとる習慣をつけよう。

略語を利用する

伝言メモ以外は自分だけにわかればよいのだから、ひんぱんに使う言葉は自分なりの略語に直して書くようにする。たとえば「会議」は(会)とする、「アポイントメント」はap、「議事録」など画数の多い漢字の場合はギロクなどと、カタカナやひらがなにして、自分が使いやすい略語を考えればよい。

自分だけの略語は、他人に見せる文書には決して使用しないこと。また、一般に使われている略語でも、たとえば社外文書の宛名にKKなどと書くのは失礼。「○○株式会社」「株式会社○○」などの正式名称を使うのが鉄則だ。

必要事項をあらかじめ書き出す

慣れないと、なかなかその場でメモを完成させるのは難しい。最初に必要な項目を書き出しておき、空欄をうめていくとよい。

要点だけを書き留める

キーワードだけを書いておき、後で細かい点を書き加えて文章の形にすることもできる。ただし、その日のうちに整理しないと、記憶があやふやになってしまう。

レコーダーも活用する

出張先での会話や、会議の模様などを録音しておけば、生き生きとしたやりとりが後から再現できる。万一書き漏らしたことがあっても、確認できるからだ。

ただし、録音だけに頼るのは禁物。必ず同時にメモをとるようにしたい。

レコーダーの短所

録音したつもりがレコーダーの電池が切れていた。などという失敗も起こり得るし、後でまとめるとき、テープを聞きながらいちいち文章に直すのは非常に時間がかかる。あくまでレコーダーは予備と考えるべきだ。

メモ整理のポイント

メモは書きっぱなしでは役に立たない。もちろん、書くことそのものにも要点を整理する、頭に刻み込むなどの意味はあるが、ビジネスでは日時や数量などが大切だから、曖昧な記憶はあてにならない。

何に書くべきか

日程を、たまたま読んでいた文庫本の余白に書き込んだり、上司から受けた命令も、新商品のプランも、会議の記録も学生時代のノートの残りページにいっしょにメモしてしまうーーこれでは、後で何がなんだかわからなくなる。

メモの用途によって、メモ用紙も使い分けよう

  1. 用件がすめば、すぐに捨ててしまうメモ

    いま書いている文書の構想、下書きなどは、文書が完成した後は必要ない。手近の紙に書き込めばよい。ただし、切り捨てた内容を後で生かす予定があるなら、用紙の形式をそろえておくと、整理しやすい。

  2. 期限があるメモ

    日程に関するものはすべて日付入りの手帳に書く。会議や出張の日取り、いまやっている仕事の期限など。会議の内容や、注意事項、出張の目的なども書き込むとよい。

  3. 後で整理するメモ

    会議の記録や、講演内容のメモなど後から書き加えて整理するときに、ほかのノートに写しかえるのは時間のロス。なるべくそのまま使えるように、メモの大きさなどを工夫しよう。

  4. しばらくとっておくメモ

    上司の命令メモ、商品企画に関するメモなど、用紙の大きさや色で区別すると確認や報告のときに困らない。

整理の方法

すぐに処理を必要とするmのは、目立つところにおいておき、その日のうちに片付ける。それ以外のメモも、定期的に整理しよう。

たとえば、一週間に一度メモを確認し、いらないものは捨てる。とっておくものは、分類して整理する。

整理のためには、メモ用紙の形がそろっているほうがよい。ノートにメモすると、いるものもいらないものもいっしょになってしまう。差し替えのできるルーズリーフ式や、カード式が望ましい。

カードを使い分けるのが面倒だという人は、システム手帳を利用するとよい。日程、会議録、仕事の手順など項目で分け、いらないページは捨てていく。

一枚に一件をメモする

カードでも手帳でも、一枚の用紙にひとつの項目だけを書く。一枚の用紙に何項目も書くと整理の時に困る。