求人広告掲載のお申し込み

ビジネスで即戦力になる文章講座

情報メモの作成

情報源の見つけ方、メモのとり方、情報の生かし方。「情報化時代」はなにもハイテクで最新のニューメディアだけではない。オールドメディアこそ生きた情報をもたらしてくれる。メモによる、役立つビジネス素材の見つけ方。

現代は「高度情報化社会」であるといわれる。ビジネスマンも情報に鋭くなくてはいけない。それでは、情報とはいったい何だろう。

情報はビジネスの素材

毎日の企業活動は。まさに情報によって動いている。商品の販売を例にとって考えてみよう。

「出庫指図書」には、どこへ、何を、いつまでに、どれだけ届けるのか、という情報が書いてある。この情報によって倉庫から商品が出荷され、「在庫台帳」に記録される。「在庫台帳」に記録された在庫量の情報によって、仕入れが行われる。

また、「売上伝票」によって毎日の売り上げが集計され、これまでの販売活動を評価したり、これからの戦略を立てるための情報となるのである。

見方しだいで何でも情報になる

企業活動のための情報は、伝票や帳簿によって管理されているものだけではない。仕事に役立つ情報はいたるところに転がっている。何が情報であるのかを決めるのは、情報を受け取る人自身なのである。

街ゆく人々のファッションは、毎日の通勤のときに、何気なく見過ごしているものだ。しかし、「今年の新製品はどんな色にしたらヒットするか」と考えている人にとっては、立派な情報源となる。

「残業ばかりで時間が足りない。仕事時間をもっと有効に使うにはどうしたらいいだろう」と考えている人にとっては、有能な先輩社員の仕事ぶりも情報のひとつなのである。

問題意識をもとう

情報収集のためには、「○○はいまどうなっているのか」「○○はこれからどうなるのか」「○○はどうするべきか」という問題意識をもつことが大切。

日々の仕事のなかで、常に疑問と向上心を忘れず、問題意識を育てよう。

自分の頭で考えて、はじめて情報をなるものもある

証券会社の社員がある会社の前を通ったら、いつになく人の出入りが激しかったとする。どの顔も、緊張気味だ。「おかしいな、きょうの新聞には何も変わったことは報じられていなかったが...」。ここまでの観察では、役に立つ情報とはいえない。

公表されていない事件が起こったのか、それとも画期的な新製品が開発されたのか。判断のため、さらに情報を集め、推理する。これまでの業績、最近の動向、出きりする人の動きなど。

これらを見定めてはじめて、株価が上がるのか、下がるのかを判断するための情報となるのである。

送り手の判断のしかたで、情報の内容が違ってくる

同じ情報源に接しても、見聞きした人によってまったく違う情報になることがある。こんな話しがある。

ある靴のメーカーの社員二人が、顧客開拓のためアフリカのある国へ出張した。ところがそこでは誰も靴を履いていなかった。そこで、一人は「クツ、ハイテイルヒトナシ、スグカエル」と電報を打った。さて、もう一人は?

よく使われる話しなので、知っている人も多いだろうが、もう一人の社員は、誰も靴を履いていないから、逆にいくらでも売り込める、と考えて「クツ、スグオクレ」と書き送ったのである。

前者は悲観的、後者は楽観的ということもできるし、前者は消極的、後者は積極的ともいえる。どちらが正しいのかは、ケースバイケースである。

このように、送り手の判断によって、プラスの情報になったりするという事実は、情報を送るときにも受け取るときにも注意する必要がある。

こんなときにはすかさずメモする

情報を集めるには、はっと思うことにぶつかったら、すかさずメモしよう。たとえば、自社製品に対する評判や、技術についての指摘などである。社内でも、仕事中はもちろん、昼食時の雑談のなかにも、思わぬ情報が見つかったりする。

その場をはずしてメモする

パーティの席など。その場でメモをとりにくい場合なら、新聞記者などがしばしば使う手がある。適当なときに席をはずして、情報の大事なポイントを心の中で復唱しながらトイレに向かう。そこでサッと書き込むのである。

情報の使われ方

情報はいろいろな使われ方をする。どんな場合があるか、考えてみよう。

行動決定のために

ある会社と取引を始めるのかどうかは、その会社の信用度や業績などの情報によって判断する。

新製品の販売開始はいつにするのかなどは、市場の状況、競合している会社の動きなどの情報によって決められる。

行動をチェックするために

販売量の情報により、その製品の企画は成功だったか、PRの方法は適切だったかなどがチェックできる。こうした反省によって、企業の次の戦略が決められる。

アイデアを生み出すために

情報を自分なりに加工したり、いくつかの情報を組み合わせることによって。思わぬアイデアが生まれることがある。ふとひらめいたアイデアも、それまで蓄積された情報が頭の中で無意識に組み合わされたものなのである。

相手を説得するために

冷蔵庫の新製品を売りたいとする。販売店や消費者に自社製品をすすめるためには、いままでの自社製品とどこが違うのか、他社製品に比べて優れている点は何か、などの情報によって相手を説得する必要がある。

さらに情報を引き出すために

雑誌の記事のうち、どこに自分に役立つ情報が載っているのかを知るためには、電車の中吊り広告で見出しを見たり、ある分野についてどんな専門誌が出ているのかという情報をもっていることが必要。

人の話しによって情報を得ようとする場合でも、こちらが情報をもっているかどうかによって、相手から引き出せる話しの量や質が変わってくる。何も知らなければ常識的なことしか聞けないかもしれない。予備知識をもっていて、さらに突っ込んだ質問をすれば、相手も詳しく答えてくれる。

新製品についての情報など、話すことによって相手のトクになる場合以外は情報のギブアンドテイクが原則だ。つまり、相手にとって有効な情報をこちらも提供することで、話しがスムーズにいくのである。

報告によって生きる情報

自社製品に関する情報などは、自分でメモをして終わりでは役に立たない。この情報は会社にとって有益だ、と思ったら、すぐに上司に報告しよう。とくに新入社員のうちは、自分で判断して行動できる仕事の範囲は限られているのだから、情報を生かせる立場の人に伝える姿勢が大事だ。

「わが社の製品の類似品が出回っている」など、急を要する場合は、まず上司に電話するか直接報告する。その後で、情報メモをもとに文書にして提出するとよい。

情報源はこんなにある

では、どんなところで情報を集めたらよいのだろう。

マスメディアの情報

毎日の新聞、テレビなどは大事な情報源。有効に活用したい。朝はスポーツ新聞、帰りの電車ではマンガ、夜はテレビの娯楽番組では、ビジネスマンとして失格だ。

出勤前や通勤電車で、一紙だけでなく、全国紙と経済専門紙など二紙購読すればなおよい。会社の新聞やインターネットも休み時間に活用しよう。

テレビのニュースやインターネットは新聞紙よりも速報性がある。また、ビジュアルに理解できるため、あとで新聞紙の記事を読んだときにあらましが印象に残っていて、ポイントがつかみやすい。

雑誌や本も、新聞広告や書評で役に立ちそうだと思ったら読んでおこう。

人脈による情報

人からの情報は、マスメディアの情報より新鮮なものが多い。ただし、その人の主観が加わっている場合もあるから、聞いた話しのなかから事実と主観とを分ける判断力が必要だ。判断の際には、マスメディアの情報も基準にするとよい。

より正確で、役に立つ情報を得るには、情報源を選ぶこと。仕事のうえでたくさんの人とつきあっていれば、この分野ならこの人が詳しい、という人が見つかる。その人自身が必要な情報をもっていなくても、適当な人を紹介してくれるかもしれない。

街頭での情報

インターネットを閲覧したり街を歩いていると、さまざまな光景にぶつかる。学生時代のように、これを漫然と楽しむのもいいが、ときには「何かビジネスで役立つものはないか」と探してみよう。

若い感性でなくては見つからないものもある。街頭のファッション、はやっている店、人々のおしゃべりの内容、インターネッのソーシャルメディアでの書き込み、どこにこれからのビジネスに役立つ情報が転がっているかわからない。

役に立つかどうかは後で考えるとして、何かを感じたら、すぐにメモをとる習慣を身につけよう。