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ビジネス情報の整理法

集めた情報を分類、選択、そして活用するポイント。情報を収集するだけなら誰にもでできる。必要に応じてすぐに取り出せるよう整理・分離し、定期的に点検して不要な情報は捨てよう。これは情報処理能力、発送法の訓練にもなる。

せっかく集めた情報も、必要なときに必要なものが取り出せなければ意味がない。情報を仕事にたいして有効に活用するための方法を身につけよう。

情報の分類

どの情報がどこにあるのか、すぐにわかるためには、情報の分類が必要だ。分類には、情報を得た日付によって、情報源によって、情報の内容によって、などいろいろな分類方法があるが、内容による分類の例を下記に示しておく。

  1. 商品情報
    自社製品の評判と売れ行き。競合会社の製品とその売れ行き。ほかの分野で売れている商品。今年の流行色、デザイン、フォルム...など。
  2. 景気情報
    現在の景気はどうか。どんな消費が伸びているのか(生活必需品か、ぜいたく品か、レジャーか、カルチャーか)。
  3. 企業情報
    他社の業績はどうか(取引先、関連会社、競合会社など)。
  4. 国内・国際情報
    政治、経済などのニュースからとくに目をひくもの。とくに株価などは、「戦争は買い、平和は売り」といわれ、各国の動乱や和平の動きなどで激しく上下する。
  5. 仕事管理の情報
    新しい事務機器。コスト削減のための方法。自分の時間を管理するための方法。上司や取引先との付き合い方に関する情報。

情報の選択

情報はたくさんあれば、あるほどいい。ただし、たくさんの情報を使い分けることができなければ意味はない。

どこにでも氾濫している情報のなかから、自分に必要なものを見分ける視点が大事だ。

収集マニアにはなるな

切手を集めるように、情報をコレクションしたのでは収集マニアにすぎない。情報は使われて初めて生きるのだから、集めて分類して終わるのではなく、いつ、どのように使うのかを常に考えよう。

捨て方を上手にしよう

不必要な情報がたくさんあると、いざ何かを使いたいときにも、必要な情報を探すのに手間がかかる。使えそうにない情報は思い切って捨てよう。

定期的に、集めた情報を見直して使うものと使わないものとに分けるとよい。あまりたくさんたまると、この作業も面倒になるから、一週間に一度が目安だろう。一週間ぐらいたつと、そのときは役に立つと思った情報でも、冷静に判断してみると価値がない、ということでもある。

分類に時間をかけていると、「せっかく集めたのに」と、どの情報も捨てるのが惜しくなる。そこで、とりあえずメモを一カ所にためておき、見直した時点で必要なものを分類、整理するといいだろう。

「もしかしたら、そのうち使うかもしれない」といった漠然とした判断は禁物だ。「いま役に立たないなら、時間がたてばなおさら価値はなくなる」と考えるべきだ。

メディア情報の活用

人からの情報や、インターネット、街頭で得た情報などは、自分なりにまとめてメモしなければならないが、新聞やテレビなどマスメディアの情報はすでに加工されてでき上がったものだ。集め方もおのずから異なる。

新聞記事のスクラップ法

新聞記事は、内容をメモするよりもそのまま切り取ったり、コピーをとって保存するのが効率的だ。

読んだときに目をひいた記事は、赤線で囲むなどしておくか、帰宅後にもう一度ざっと見直してチェックする。

記事を切り抜く作業は、少々疲れていても、その日のうちにやってしまうほうがよい。きれいに切ろうなどと考えなければ、たいして時間はかからない。ほかの記事が少々入っていても、読めさえすればよいのである。切り抜いた記事は、スクラップ用の箱などにそのまま放り込んでおく。

一週間したら、切り抜いた記事を見直して、必要なものだけスクラップする。このときに、自分にとってとくに重要な箇所にアンダーラインを引いておくと、記事を探すときの目印になる。

仕事に役立つ情報を得るためには、まず何を読むかが大切なポイント。新聞などの書評で目についた本や、人に勧められた本は、すぐにメモしておこう。書名・著者名・出版社・価格だけでなく、なぜ、どんなところが役立ちそうかも書いておくとよい。

このメモは手帳に書き込むか、手帳のポケットに入れるなどして持ち歩こう。こうすれば時間があいたときにいつでも書店に行って、手にとって確かめたり、注文したりできる。

読書の際には、とくにじっくり理解したいものはノートをとるのもよいがかなり時間がかかってしまう。大事な箇所にアンダーラインを引いたり、しおりをはさむとよい。

読書メモの内容

  1. 書名
  2. 著者名
  3. 出版社
  4. 出版年
  5. 読書の年月日
  6. 目次、または内容を箇条書きに
  7. とくに役立つ箇所(図や表も含めて)疑問点など

しおりは市販のものは厚手のため、何カ所もはさむのには向かない。いらない紙を細長く切って作るのもよいし、付箋を貼つければなお便利だ。

付箋活用の工夫

  1. 事項名を書き込む
    付箋の白紙部分に、そのページで役に立つ部分のポイントなどを記入しておくと、調べるとkに便利。
  2. 色別に利用する
    赤、青などの色帯つきの付箋も市販されている。「赤」はすぐに調査を要する事項、「青」は引用する事項、「緑」は参考にする事項など項目別に使い分けるとよい。

たくさん本を読む人は、読書録を作っておくと、あとから資料を探しやすい。ノートよりカード式が検索に便利。記入内容は上記の読書メモの内容を参考に。

テレビ、ラジオの情報メモ術

あらかじめ、情報としておきたい番組がわかっているときは、録画しておいたほうがい。消すのはいつでもできる。

テレビやレコーダーの録画予約を利用すれば、出社している時間の番組を録画しておき、帰宅後にゆっくりと見ることができる。

テレビを見たりラジオを聞いているうちに、急に興味のある内容にぶつかることもある。すぐにメモできるよう、常にメモ用紙を手元に置いておこう。

テレビやラジオの放送に合わせてくわしいメモをとるのは、容易ではない。一対一で話しを聞いているときと違って、こちらのペースに合わせてはくらないからだ。一生懸命書いているうちに、大事な話題を聞き逃してしまったりする。

メモすることよりも、内容の理解を第一に考え、すぐに忘れてしまいそうな固有名詞や数字などだけをとくかく書き留めるぐらいでちょうどよい。内容はあとで書き加えられるからだ。

コマーシャルの間や番組が終わってから、思い出しながら補足すればいいのである。