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ビジネスで即戦力になる文章講座

ビジネス文書の基本ルール

結論を先に、文節は短く...この急所を押さえれば簡単。慣用的表現があったり、箇条書きを活用したりして、一定の様式にのってって書くので、意外と難しくない。だが、数字や固有名詞などには細心の注意を払うこと。

ビジネス文書は、友人への手紙やメールとは違う。自分の心情を長々と書き綴ったり、わかってもらえるだろうと曖昧な書き方をすることは許されない。

伝えたいことを正確に

必要な事項をすべて正確に伝えること。5W2Hのうち、洩れているものがないか、よく確かめよう。

事実と主観を一緒にしない

事実を伝えるには、客観性が要求される。憶測や、自分勝手な解釈、言い訳は入れないこと。

自分の提案や、感想を入れるときには、事実を説明する部分と分ける。たとえ自分の意見であっても、感情的にならず、事実を冷静に見つめたうえで書くことが大切だ。

言いにくいことも曖昧にしない

請求書を再三送っているのに、なしのつぶて、などというとき、督促状を書くのはあまり気持ちのよいものではない。他社から依頼などを断る文書も、理由をどう説明したらよいのか頭を悩ませたりする。

しかしビジネスはビジネス。言いにくい要件だから、遠回しに書いて相手に察してもらおうなどという考えは禁物だ。誤解を生みやすい、ぞんざいな表現は使わずに、礼儀を踏まえたうえで、きっぱりとした態度で挑むこと。

わかりやすく書く

まず、読みやすい字で書くのが大原則。ほかに以下の事項に注意しよう。

うっかりミスは許されない

ビジネスのうえでは、数字が一桁違っただけで、大変なことになる。自社や取引先に損失を与えることになるかもしれない。文書の受信者が「おかしいな」と気づいてくれたときでも、問い合わせや訂正に手間がかかり、費用の面でもやはり損失だ。

文書の数字と元のデータと照合して間違いを防ぐのはもちろんだが、読み手が間違えないような書き方も必要だ。

まず、数字のケタ数を表すコンマを、正確に打つこと。コンマの打ち方は千の位で打ち、それから三ケタ上がるごとに打つのが普通だが、なかには、万の位、億の位、兆の位と日本語の位取りに合わせて打つ人もいる。仕事場の中で統一する必要があるから、社内の習慣に合わせよう。

また、数字の「3」と「8」、「0」と「6」、「7」と「9」は間違えやすい。はっきりきれいに書こう。

適切な表現を選ぶ

数字だけでなく、言葉の使い方も、相手の誤解を招かないように気をつけよう。気取って難しい表現を使ったり、もって回った言い方は避けるべきだ。社内でしか通用しないような略語は使わず、正式な言い方に直すこと。業界の専門用語には注釈を付けるなどの配慮が必要である。

センテンスを短く書く

ひとつの文章が何行にもわたって続くと、読み手もうんざりする。適当なところで切ったほうが、内容が頭に入りやすい。

文のセンテンスが悪い例

今回のレクチャーの要旨は、近年、いわゆる夜型の人間が増加しているのにともなって、商店の深夜営業化がすすみ、特に都市部では夜間でもたいていの生活・娯楽用品が手に入るようになったが、この深夜化の先駆けとなった24時間営業のコンビニエンスストアは、都市だけでなく、地方でも着々と成功をおさめたため、その経営方針が注目を浴びたが、その経営のポイントとは...である、ということである。

文のセンテンスが良い例

今回のレクチャーの要旨は以下のとおりである。近年、いわゆる夜型の人間が増加している。これにともなって、商店の深夜営業化がすすみ、特に都市部では夜間でもたいていの生活・娯楽用品が手に入るようになった。深夜化の先駆けとなった24時間営業のコンビニエンスストアは、都市だけでなく、地方でも着々と成功をおさめたため、その経営方針が注目を浴びた。コンビニエンスストアの経営のポイントとは...である。

箇条書きを活用する

ポイントがたくさんある場合や、複雑な事項などは、文章中に羅列すると読み手が要点を見落とすこともある。「要点は以下のとおりです」などと書き、続けて箇条書きにするとよい。

特に5W2Hを箇条書きすれば書くほうも、漏れがないしチェックしやすい。わかりやすいように図や表を活用するのもよい。

箇条書き部分の活用例(1)

○○の講習会を下記のとおり実施いたします。

  1. 日時:○月○日 ○時〜○時
  2. 場所:本社○階ホール
  3. テーマ:「○○について」
  4. 講師:○○○○氏
  5. 会費:○○円
  6. 参加者は、○月○日までに、総務課に申し込むこと。

箇条書き部分の活用例(2)

以下の通り報告します。

  1. 今年度上期の売り上げ概況について
    1. ............
    2. ............
  2. 下期の売り上げ見通しについて
    ............
  3. 所感
    ............

件名を入れる

文書の趣旨がはっきりとわかるように、初めに「...について」などの件名をつけるとよい。ひとつの文書には、原則的にひとつのことだけを書くようにしよう。

報告書などで何ページにもわたる場合は、要約文を付け加えるなどの配慮が必要だ。

ルールに従って書く

ビジネス文書には様式がある

文書の種類によっては、決まった用紙を使いように会社で定められているものもある。たとえば、休暇届などだ。用紙の決められた枠内に、必要事項を、漏れなく記入して提出する。

用紙が決まっていなくても、ビジネス文書には、長年培われてきた一定のルールがある。

「貴信拝受いたしました」「略儀ながら書中をもって...」

などと、学生時代には使わなかった言葉も見かけるだろう。最近では、ビジネス文書の表現もかなり簡素なものになっているが、会社によっては古くからの形式を重んじるところもある。

よく使われる表現に慣れる

要はまず、その会社で目にするビジネス文書の表現に慣れることだ。わからない言葉が出てきたら、自分で調べるなり、状況を見て上司や先輩に聞くなりしよう。ただし、常識的なルールや言い回しは事前に覚えてほしい。

結論を先に書く

文章の流れは「起・承・転・結」が基本、と聞いたことがあるだろう。古典的な小説に使われる手法だ。

である。しかし、これだと最後まで読まないと結論がわからない。

ビジネス文書を読む相手は、たいていは仕事に追われて忙しいものだ。最後まで読んで、やっと仕事が成功したのか失敗したのかがわかるのでは、読む相手によけいな時間と神経を使わせてしまう。ラブレターの返事ではないのだから、結論を先に延ばしてじらしてもメリットはないのである。結論から先に述べるのが原則だ。一般的な順序は下記のとおりになる。

  1. 件名=何のための文書であるのか、ひと目でわかるようにする。ただし、役職就任の挨拶や、お悔やみ文などにはつけない。
  2. 結論=決定したこと、依頼したいこと、依頼された件についての回答などを書く。
  3. 説明=その結論に至までの経過、結論に達した理由、原因、データなどを書く。
  4. 提案=自分なりの提案、意見、対策などを述べる。