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ビジネスで即戦力になる文章講座

ビジネス文書の表現

社外への文書は様式を守って書くのがポイント。社内文書は儀礼的な言葉を抑えて能率優先。社外文書は用件を伝えるだけでなく、礼儀にかなった書き方をする。敬語の使い方をマスターして、すっきりまとめよう。

文書は、読み手の気持ちや受け取ったときの印象を考えて、一定の礼儀を踏まえて書くことが必要だ。そのためには、敬語の使い方や決まった様式を守ることがポイントになる。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、大きく分けて二つの種類がある。それは社内文書社外文書である。

社内文書は能率優先を第一に

社内文書とは社員と上司、ある部課と他の部課、本社と支社などの間で交される文書である。いわば「身内」の間の文書だから、形式よりも能率優先。儀礼的な言葉は最小限に抑えられることが多い。

社外文書は礼儀を尽くして書く

一社員の書いた文書も、取引先の会社や官庁などに送られたときには、部課全体、または会社全体を代表するものとなる。いいかげんな文書では、会社が「だらしない」と思われかねない。用件を正確に伝えるだけでなく、礼儀にかなった書き方をする必要がある。

敬語の使いすぎは考えもの

相手に敬意を示すのは大切だが、敬語をつらねるあまりダラダラと長い文章になっては用件がわかりにくい。また、あまりに格式ばった敬語の使い方も、慇懃無礼になる。上手な使い方を心得て、すっきりまとめよう。

たとえば見積もりの依頼は、ていねいすぎるとかえって用件がわかりにくくなりがちだ。

敬語が多すぎた例

ご多用中たいへん恐縮でございますが、寄付させていただきました資料の製品に関しまして、至急お見積もりいただきたく、お願い申し上げます。はなはだ勝手なお願いで誠に申し訳ございませんが、きたる5月14日までに弊社に到着しますよう、見積書をお送りいただければ、幸いに存じます。

敬語をすっきりまとめた例

添付資料の製品に関し、至急お見積もりください。なお、勝手ながら5月14日までに当社に着くよう、見積書のご送付よろしくお願いいたします。

慣れない敬語を使いこなすのは難しいものだが、いろいろな表現のパターンをマスターしてほしい。