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ビジネスの第一歩。
ビジネスで違いの出る話し方講座

話し方の基本2

略語・流行語、時間の浪費になる副詞・間接詞に注意。仕事上のコミュニケーションは緊張感のある会話から。同音異義語や発音の類似した言葉に気をつけて、語尾をはっきりと話すーー仕事もそれだけ円滑に進められる。

多用を避けるべき言葉

人に好感をもたれる話し方とは、言葉を飾り立てたり、丁寧語をむやみに多用する話し方ではない。

むしろ、使うべきではない言葉、多用を避けるべき言葉など、相手に悪い印象を与える表現が何であるかを知り、実際の会話でそれらの言葉を使わないようにすることが、地味ではあっても良識ある話し方の基礎となる。

カタカナ言葉を多用しない

会話は話し手と聞き手の相互理解を目的としている。したがって、自分にしかわからない言葉の使用は避けなければならない。

そのひとつにカタカナ言葉(外来語)がある。会話の中であまりひんぱんにカタカナ言葉を使うと、相手に理解されないだけでなく。キザに見えて悪い印象を与えてしまう。カタカナ言葉の多用は避けよう。

もっとも最近はカタカナ名の職業が増えるなど、さまざまな分野で用語を訳語なしの外来語で使う傾向が強まっている。こうした現象の背景には、英語を理解する人々の増加という事実がある。

そこで、カタカナ語を頑固に排斥することは、むしろ時代の流れに逆行することにもなる。乱用はもちろん避けるべきだが、TPOをわきまえた使い方をすることが大切である。

略語・流行語を使わない

略語や流行語の使用も原則として避けるべきだ。学生時代には仲間同士で抵抗なく使っていたとしても、ビジネス社会には上司も顧客もおり、接触する人間の年齢層も広い。

カタカナ言葉と同様、誤解を生む原因にもなり、相手に与える印象も悪い。

「えーと」「あのー」は時間の損失

「やっぱり」「とにかく」などの副詞、「えー」「えーと」「あのー」「まあ」などの間接詞を連発することは、貴重なビジネスの時間を浪費することと心得よう。

そういう言葉が出るのは。ビジネスに必要な緊張感が欠けているか、相手に伝達すべき内容が充分に整理されていないからである。緊張感の欠如も、事前の準備不足も社会人に許されることではないし、相手に対しても失礼にあたる。

ビジネス社会では、自分の時間も相手の時間も、ともに大切にしなければならない。

業界用語は相手を見て使う

業界用語や専門用語は早く覚えなければならない。しかし、相手の状況を考えずに、むやみに使ってはいけない。それらの用語が使用される範囲をわきまえ、部外者に対しては不用意に使用するべきではない。

相手に関係のない専門用語を無神経に使えば、常識のない人間とみなされる。聞き手の立場を無視しては、会話は成り立たないのである。

誤用されやすい言葉

感謝の言葉は「ありがとう」

「すみません」はもともとお詫びを表す言葉であるが、人に何かしてもらったときの感謝や、また何かしてもらうときの依頼を表すときにもしばしば使われる。

いろいろなケースに使えることは便利ではあるが。「お詫び」と「感謝」と「依頼」、それぞれの気持ちを区別できないほど人間の感情は貧困ではない。私たちは現実に、それらのニュアンスの違いをはっきりと認識しているはずだ。便利だからといって、なんでも「すみません」でこと足れりとしてはいけない。言語生活はその認識に忠実であるべきだろう。

感謝は「ありがとうございました」、依頼は「おそれいりますが」「恐縮ですが」と区別して使ってほしい。

「どうも」は軽薄である

同じように「どうも、ありがとうございました」「どうも、お世話さまでした」「どうも、失礼いたしました」など、明らかにニュアンスの異なる内容を表すのに、後半部分を省略して「どうも」だけですませることがよくある。むしろ「どうも」は省略してもかまわないが、「ありがとうございました」「失礼いたしました」「お世話さまでした」はきちんと言う習慣をつけよう。

「どうも、どうも」などは使わないこと。

上司に「ご苦労さま」とは言わない

「ご苦労であった」は昔、主君が家来にかけたねぎらいの言葉。したがって、「ご苦労さま」という言葉を上司に対して使うのはおかしい。外出先から帰ってきた上司には「お帰りなさい」または「お疲れさまでした」と言うのべきである。これは来客に対しても同様である。

使役は謙譲語ではない

顧客に対する敬意表現のつもりで、「ただいま、社の○○に資料をそろえさせております」というような使役表現が使われることがある。しかし、使役表現は謙譲語ではない。「人に○○させる」という言い方は使う人間の尊大さを見せつけて、決してよい印象を与えない。「ただいま、社の○○が資料をそろえておりますので、しばらくお待ちください」と言おう。

まぎらわいい言葉

同音異義語に注意する

日本語には、漢字で書けば一目瞭然だが、話し言葉で使われると区別しにくい同音異義語が多い。「紹介」と「照会」、「帰社」と「貴社」、「工業」と「鉱業」、「就業」と「終業」などのようにビジネス社会でもよく使われる言葉がたくさんある。同音異義語の漢語は会話ではできるだけ使わないようにすべきだ。

どうしても使うときは「○○鉱業のコウはカネヘンの鉱のほうです」と言い、相手が復唱するのを確認するぐらいに慎重になろう。

相手が使った場合も同様に確認を怠らないこと。大きなミスにつながらないよう、注意しなければならない。

発音の類似した言葉

人名でも「西山さん」と「石山さん」など、発音の似かよったものには気をつけなければならない。

とくに電話では何度も聞き返すのは失礼にあたる。よく聞き取れなかったら、「どういう字をお書きするのでしょうか」と聞き、漢字で教えてもらうのがよい。

そのほか。「一時」と「七時」、「四日」と「八日」、「春季」と「秋季」など聞き間違いやすい言葉に充分注意しよう。たとえば「七時はナナ時ですね」と確認したほうがいい。