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仕事を円滑にする職場の人間関係学

社外コミュニケーション

「おたくの○○君をうちに欲しい」と、評価されたい。取引先との商談も人間対人間のつきあいの上に成り立っている。また社外ではあなたが自社を代表する立場になる。それだけに責任感とプロ意識をもって対応したい。

取引先や関連企業など社外とのつきあいも、ビジネスの人間関係のうえで重要なウエイトを占める。

取引上も人間関係が大きな影響を及ぼすし、また、それが社内での自分の評価にもつながるからだ。

自分の印象を大事に

社外での部下の評価には上司も敏感である。「おたくの○○君は、ほんとうによくできた社員だね。うちに欲しいくらいだ。」と取引先から言われれば、グンと評価が上がる。

もし万一、当人を上司が気に入っていなくても、取引先に気に入られているとなれば、きっと大事にしてくれるはずだ。

逆に、「今度の担当の○○君は頼りない」と言われたら、社内での評価も落ちてしまう。社外の人には、よい印象を与えることが大切だ。

相手の立場を心得ておく

相手の立場や権限をよく把握したうえで出かけること。それによって、根回しを頼むのか、取引などを決定してもらうのかが違ってくる。

また、立場上、訪問客が多い人の場合は、なによりも時間をとらせない配慮を。逆に研究職など、訪問客が少ない部署なら、ときにはじっくり話し合うことも必要になる。

もちろん、どちらの場合でも、前もってアポイントをとり、相手の都合の良い時間に会わせること。

交渉の目的を明確にしておく

何をどこまで交渉するのか、5W1Hで正確に理解しておく。ただ丸暗記するのでなく、相手の反応に合わせて自分の言葉で言えるようにする。そのためには、あらかじめ面談の要点をメモに整理するとよい。

必要な資料も忘れずに準備すること。

自信をもって話す

向こうはベテランで、こちらはまだ新米という場合、緊張するのはしかたがない。しかし、しどろもどろになっては目的は果たせない。

落ち着いた口調で、はっきり話すこと。自分は社の代表として来ているのだという自信をもとう。

疑問点ははっきり質問する

先方の話しが理解できなかったり、つい聞き逃したというときは、ためらわずに質問すること。

先ほどの○○○は...ということでしょうか」と確認するかたちで聞けばよい。

わからないことをそのままにしておくと、あとで大きなミスにつながることもあるから気をつけよう。

プロ意識をもつ

「おたくの会社は、二年前に○○の事業を拡張したと伺っていますが」と訪問先で言われて、「あ、そうですか。私の部署ではないので、よく存じませんが」などと答えたのでは、あきれられてしまう。

自社の事業については何を聞かれてもわかるぐらいの覚悟で、日頃からよく勉強しておこう。

口が軽いのは失格

自社製品の製造原価などは、決して外部に漏らしてはいけないものだ。ほかにも、会社の機密事項はいといろとある。うっかり口をすべらせてしまうようではビジネスマンとして失格だ。

自社の社員の悪口も言ってはいけない。「おたくの課長さんは、なかなか厳しいと評判ですな」と言われて「ええもう、すぐに怒るもんで、やりにくくて」と答えるのは悪い例。「そうですか?」と笑って軽く受け流すべきだ。

世間話を混ぜる

ふつうの商談では、単刀直入に用件に入るのはまれだ。世間話などをして雰囲気がなごんだころに、「ところで○○の件ですが...」と切り出すのがスマートなやり方とされている。

慣れないうちはなかなか難しいが、せめて相手の話しには、適当な相づちをうてるようにしたい。日頃から新聞や本をよく読んで、ニュースや雑学などの話題を豊かにしておくこと。

相手の趣味を知って、その話しをすれば、さらによい。

迷惑をかけない

社外の人には、決して迷惑をかけないこと。面談の時間に遅れたり、約束の日時を間違えたりするのはもってのほかだ。おくしたことが起きないよう、数カ所を訪問するときには余裕をもってスケジュールを立て、予定はよく確認しよう。

万一、遅刻しそうなときには、相手の迷惑を最小限に抑える配慮を。

まず、電話で遅刻する旨を連絡してお詫びする。次の日にずらしてもらったりすると、相手のスケジュールを狂わせることになるから、一刻も早く駆けつけ、早めに面談を終わらせる。

「車のほうがはやい」と思ったら、ときには自腹を切ってタクシーを使うくらいの機転も必要だ。

喫茶店などで待ち合わせをしたが、相手がこない、どちらかkが場所を間違えたかもしれない、などという場合には、先方の会社と自社の両方に電話を入れ、なんとか連絡をつける。

あとのフォローも大切

面談が成功に終わって、ホッと一息。しかし、このあとのフォローを忘れてはいけない。

たとえば、面談の目的が、営業企画の持ち込みだったとする。関係者にひととおり説明をすませ、購入決定の責任者が「なるほど、このシステムを導入すると、こんなに効果があるんですか。ぜひ積極的に健闘しましょう。来月までにご返事します。」と言ってくれた。そこで、もうやることは終わったとばかり、安心して来月まで待っていたら、他社の企画が採用されて、寝耳に水ということもある。

契約が成立するまでは、仕事は終わっていない。こまめに電話などを入れ、「先日の件は、どうなっていますでしょうか」と、相手の状況を確認しておくことが必要だ。

便宜をはかってもらったときには、お礼の言葉を忘れずに。電話でもよいが、はがきならもっと効果的だ。

上司や先輩が同行する場合

重要な面談や、取引成立のためにもうひと押しが必要といった場合、上司や先輩に同行してもらうことがある。

また、上司が進めている商談に、担当者として同行を求められたり、ほかの部課の社員に関係者として同行する場合もある。

このようなとき、自分が主役ではないからといって、油断してはいけない。つまらなそうに座っていれば、イヤでも先方の目につく。前もってよく打ち合わせをしたうえで、積極的に話しを聞き、ときには臨機応変な対応もできるように心掛けよう。

もちろん、でしゃばってはいけない、あくまで補佐役に徹し、自分の責任範囲について説明を求められたときは、きちんと話をすること。

何かあったら上司に報告

社外との交渉については、逐次、上司に報告を入れること。

とくに新米のうちは、相手の反応などを詳しく報告して「○○課長がそう言うなら、かなり脈がある」「もうひと押だな。○○君に応援を頼もう」などと判断をしてもらい、対策を仰ぐことが大事だ。うまくいかなかったり、失敗したときもすぐに報告する。

報告は、取引の成功以外にも意味がある。上司が社外の人と話しをしているとき「この間の○○のことだが」と尋ねられて、もし部下からの報告が遅れていたとしたら、それを知らない上司は恥をかくことになる。

プライベートな場でのつきあいについても、原則的に報告が必要だ。

たとえばひとりで飲んでいるとき、偶然取引先の課長が入ってきて、おごってもらったとする。その課長はあとで上司にそのときの話しをするかもしれない。翌朝、必ず「きのう、○○社の○○課長と偶然お会いしまして、お酒をご馳走になったんです」と話し手おこう。たとえワリカンの場合でも、上司に言っておいた方ほうがよい。