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ビジネスの第一歩。
ビジネスで違いの出る話し方講座

訪問先での会話

受付から辞去までー礼儀正しく簡潔にすませること。どちらも仕事とはいえ、受けるほうも忙しい時間をさいてくれるのだ。時間を守り、相手方の立場や事情も考慮に入れて、ハキハキとー訪問の会話は商談の基本になる。

時間の大切さを認識しよう

事前にアポイントをとる

他社を訪問して担当者と面会することは、その担当者の貴重な時間をもらうことである。訪問に際しては、事前に電話などでアポイントをとっておくのが常識であるが、すでに先方の了解がとれているからといって、相手に時間をさいてもらうことに対する感謝の気持ちを忘れてはならない。

受付での会話

社名、氏名をはっきりと言う

取引先の中日商事の星野課長を三時に訪問する約束ができているとき、受付で「広島商事の山田と申します」と、まず自分の社名と氏名を係の人にはっきり告げよう。

そして、「営業部の星野課長に三時にお目にかかるお約束をいただいておりますので、お取り次ぎをお願いいたします」とあたかじめアポイントがあることを自分のほうから知らせることが大切だ。

どこの会社でも、受付係には来客にアポイントの有無を聞くように教育しているのがふつうだが、そのことに頼って、先方から聞いてくれるのを待っているようではいけない。

他人の心づかいを期待するまえに、自分が心づかいを惜しまないようにしたい。

あなたが自分からアポイントの有無を告げれば、受付係は聞く手間がはぶけ、礼儀をわきまえたビジネスマンとしてあなたの評価も上がる。「広島商会の山田さん」がほめられることは、「広島商会」が評価されることでもある。

アポイントがないとき

訪問するときには、事前にアポイントをとるのが常識である。しかし、ビジネス社会ではいろいろな予測のつかないことも起こる。アポイントを取っている時間がなく、急いで面会が必要になることもある。

もし、アポイントなしで星野課長に面会を求めるときは、受付で名刺を出し、自分が確かに「広島商会の山田一郎」であることを知らせる必要がある。

そして、「実はきょうはアポイントをいただいていないのですが、どうしても営業の星野課長にお目にかかりたい用件がありますので、お取り次ぎをお願いできませんでしょうか」と言う。

また、アポイントのない場合はもちろんだが、アポイントのあるときでも「営業の星野課長お願いします。広島商事の山田といえばわかります」という言い方は決してしてはいけない。

いくらあなたと星野課長が親しく、会社同士のつきあいが古くても、けじめとしての礼儀正しさは要求される。「言えばわかる」は失礼な言い方である。

相手に会ったとき

まず謝意を示す

初めに述べたように、人と会うことはその人の時間をもらうことである。そのことに対する感謝の気持ちを、まず伝えなければならない。

星野課長に会ったら、「本日はお忙しいところをありがとうございます」と言おう。

アポイントをとるときに、用件を伝えておくことは常識だが、面会者に会ったらもういちど、用件を告げる。相手が忘れている場合もあるし、あなたの訪問の目的を再確認することは意義のあることだからである。

明るい態度で話す

用件の会話にはいったら、明るい声で話すように心掛けたい。

会話の内容が大切なのはもちろんだが、話す時の声、表情、態度が、相手に与える印象を大きく左右する。

それから、言葉使いでは敬語を正しく使うように注意しよう。訪問先では、その会社のすべての人に対して尊敬語を使わなければならない。

「受付係が応接室で待つように言ったので...」という言葉使いをしてはいけない。あなたばかりか、会社まで常識を疑われる。「受付係の方が応接室で待つように言われましたので...」と言うこと。

用件は簡潔にすませる

当然のことながら、相手に伝える用件は要領よくまとまっていなければならない。

時間は先方にとってだけではなく、あなたにとっても貴重なものだ。要領を得ないだらだらした話し方は、まず時間の浪費である。そのうえ、不正確な発言は誤解を招き、大きなミスにつながる危険性がある。

先方に伝える用件は、事前に充分整理し、要点をはっきり押さえ、話す順序まで決めておく。そうすれば、同じことを何度もくり返して、時間を浪費することが避けられる。

また、会話は当然、相手がいることで成り立つもの。自分だけ一方的にしゃべり続けるのはいけない。相手が自分の話したことを理解しているかどうかを確認する必要がある。

ころあいを見て、相手から相づちや意見をひき出すような話し方をするべきである。

「私どもでは、この新製品のターゲットを二〇代後半とみているのですが、いかがでしょうか、星野課長。もう少し年齢層を広げられるとお考えでしょうか?」というように、相手から意見が出る機会をつくることが大切である。

ユーモアをまじえる

礼儀正しいことと、緊張して固くなることは別である。

ビジネスの会話に笑いがまじることは不謹慎でもなんでもない。むしろ、よけいな気持ちのこわばりがとれて、誠意をストレートに示すことができるというすばらしい効用をもっている。

ビジネスは人間の行為であるから、人間のもつユーモアを大いに活用するとよい。ふだんから質のよいジョークのネタを仕入れておくのも、ひとつの方法である。

個人的な発言をしないこと

商談は会社対会社のレベルで行われるものだ。あなたが話すことは、あなたの会社の見解であり、当然、先方にもそのように受け取られる。したがって、会社の承認を受けていない個人的な発言はしてはいけない。

そのためにも、ビジネス会談では、一人称を「私」ではなく、「私ども」と言う習慣を徹底させよう。

「今回の企画には、私は充分に自信をもっております」といっても、企画の成功を強く印象づけることはできないはず。

しかし、「今回の企画には、私どもは充分に自信をもっております」と言えば、その企画に会社全体が力を入れていることが伝わることになる。

辞去の際にも謝意を示す

用件がすんだら、すみやかに辞去しよう。

場合によっては、お互いに緊張した時間をもったあとだから、軽い雑談を交してリラックスするのもよいだろう。しかし、それもひとつの話題程度にとどめるべきだ。

帰るときにもういちど、「お忙しいところ、お時間をさいていただきまして、ほんとうにありがとうございました。失礼いたします」と謝意を示そう。